Oldal betöltése…
A probléma
Két készlet, egy raktár
A bolt és a webshop külön-külön általában jól működik. A baj ott kezdődik, hogy a polcon és a webshopban ugyanaz az áru van, a nyilvántartás viszont kettő. Ami reggel elfogyott a boltban, az délután még megrendelhető online.
Ilyenkor vagy visszamondasz egy rendelést — ami a legrosszabb, amit egy vásárlóval tehetsz —, vagy biztonsági tartalékot tartasz mindkét oldalon, és ezzel pénzt kötsz le fölöslegesen.
A kézi szinkron nem megoldás, hanem napi robot: valaki minden este átvezeti a változásokat, és amit elfelejt, az másnap hibaként jön vissza. Ez a munka ráadásul pont akkor marad el, amikor a legnagyobb a forgalom — vagyis amikor a legtöbbet ártana.
Kétirányú adatkapcsolat
Termék és készlet a raktárból, rendelés a webshopból
A nextraktár a termékadatokat és az elérhető készletet a WooCommerce felé küldi, a rendeléseket pedig onnan olvassa be. Az automatikus frissítés ütemezetten történik, működő hálózati kapcsolat mellett. Két sikeres szinkron között a bolti és a webshopos készlet eltérhet.
A név, az ár és a készlet frissítését a kapcsolat továbbítja, így ezeket nem kell mindkét felületen kézzel karbantartani. A változás a következő sikeres szinkron után jelenik meg a másik rendszerben.
Ez az a funkció, ami miatt a legtöbb bolt egyáltalán rendszert vált: nem az árukészlet nagysága a gond, hanem hogy két helyen kell ugyanazt karbantartani.
A rendelés beesik
Az online rendelés is a rendszerbe kerül
A webshopban leadott rendeléseket a program beimportálja, tehát nem egy külön felületen kell utánuk menni. Ugyanott látod őket, ahol a bolti forgalmat, és ugyanabból a készletből fogynak.
Ettől lesz értelme a napi kimutatásnak is: a bevétel a két csatorna együttese, nem két külön szám, amit fejben kell összeadni a hónap végén.
Az importált rendelés párosított tételei foglalásba kerülnek. A fizikai készletcsökkenés és az értékesítési bizonylat a kiadáskor keletkezik. Az importig a raktár még nem ismeri a webshop új rendelését, ezért a frissítési időközt is figyelembe kell venni.
Leltár
A leltár telefonnal is megy, nem papírral
Két csatornánál a leltár nem évi egyszeri esemény, hanem az egyetlen dolog, ami visszahozza a rendszert a valósághoz. Ha ehhez papírt kell nyomtatni és utána begépelni, akkor ritkán készül el — és minél ritkábban van, annál nagyobb az eltérés, amit egyszerre kell lenyelni.
A nextraktárban a leltározás telefonról is végezhető: végigmész a polcokon, olvasod a vonalkódokat, a program pedig mutatja, hol tér el a nyilvántartás a valóságtól. Nem kell külön eszközt venni hozzá.
A lényeg nem a technológia, hanem a gyakoriság: ha a leltár egy órás munka és nem egy egész vasárnap, akkor tényleg meg is csinálod.
Számla és NAV
A bizonylat mindkét csatornán ugyanúgy készül
A beépített számlázóval a kimenő számla a programban készül el, és innen megy a NAV Online Számla felé — külön fiók és külön belépés nélkül, az alapdíjban. Ha van saját Számlázz.hu- vagy Billingo-fiókod, arra is átkapcsolhatod a számlakiállítást — ez a Számlázó bekötés modullal megy.
A bejövő oldal sincs magadra hagyva: a NAV-kapcsolaton keresztül a beérkező számlák lekérdezhetők, a könyvelőnek pedig egy exportálható csomag készül a nyugtákból és a számlákból.
Ez azért számít kétcsatornás boltnál, mert a bizonylatok fele online keletkezik, a másik fele a pult mögött. Ha ez két külön rendszerben áll, akkor a könyvelés is két külön munka — és a hónap eleje mindig ugyanazzal a keresgéléssel indul.
Foglalt készlet
Amit online megvettek, az a boltban már nem eladható
A kétcsatornás működés legkínosabb pillanata az, amikor a webshopban leadott rendelést még nem vitte el a futár, a pult mögött viszont valaki eladja ugyanazt az utolsó darabot. A készlet papíron stimmelt — csak épp két helyre volt ígérve.
Ezért a beérkező rendelés tétele foglalt készletbe kerül: fizikailag még a polcon van, de a program tudja, hogy el van kelve, és a kasszán már nem kínálja szabadon eladhatóként. A foglalás akkor oldódik fel, amikor a rendelés teljesül vagy törlöd.
A különbség egy sor a képernyőn, a következménye viszont az, hogy nem kell rendelést visszamondanod — ami kétcsatornás boltnál a legdrágább hiba.
Átállás
Nem nulláról kezded
A rendszerváltás legnagyobb félelme nem az ár, hanem hogy közben áll a bolt. Ezért az átállást nem egy hétvégére időzítjük: az induláskor a meglévő nyilvántartásod mellett fut a program, és csak akkor váltasz élesre, amikor a készlet és a terméklista már stimmel.
A bemutatón végignézzük, milyen formában van meg ma a terméklistád, és mi az, ami ebből áthozható — nem egy általános prezentációt tartunk, hanem a te adataidról beszélünk.
A kasszához nem kell külön hardvert venni: Windows 10 vagy 11 fut rajta, és a meglévő vonalkód-olvasóddal is elindulsz.
Tovább
Kapcsolódó olvasnivaló
Leltár telefonnal: miért nem kell hozzá egy egész vasárnap
A leltár azért marad el, mert nagy. Papírt nyomtatsz, végigjárod a polcokat, aztán begépeled — és mire kész, már nem is igaz. Pedig a leltár az egyetlen művelet, ami visszahozza a nyilvántartást a valósághoz.
Készletforgás: mi fogy, mi áll, és hol alszik a pénzed
A készlet nem költség és nem is vagyon — pénz, ami épp áru alakban áll. A kérdés csak az, mennyi ideig áll. Ez a cikk arról szól, hogyan lehet ezt látni anélkül, hogy táblázatot kellene hozzá vezetni.
Black Friday és karácsony boltban és webshopban: így nem adod el kétszer ugyanazt
Az év legforgalmasabb heteiben a bolt és a webshop egyszerre árul, ugyanabból a készletből. A legkínosabb hiba ilyenkor nem az, ha valami elfogy, hanem ha kétszer fogy el: a pultnál és online is eladod ugyanazt a darabot.
Nézd meg a saját termékeiddel
Rakd össze a csomagod az árkalkulátorban, és kérj rá ajánlatot. Ha van már WooCommerce-webshopod, a bemutatón megnézzük együtt, hogyan állna rá a készleted.
Saját üzletünk példája
Kincsem ABC: a bolt és az egyedi webshop kapcsolata
Termékadatok és készlet a NextRaktárból, rendelések a webshopból, számlázás a NextBill segítségével. Megmutatjuk a kapcsolat szerepeit és a frissítés működését saját gödi üzletünk példáján.
A Kincsem ABC esettanulmánya →